Projektbeispiel: Digitales Werkstatt- und Auftragsboard

Selbst entwickelt – Login & Rollen, Phasen A–E sichtbar, interne Lösung für „wer macht was wann, mit welchen Belegen?“

Ausgangsproblem

• Listen, Zettel, chaotische Suche – Status von Aufträgen nicht sauber sichtbar.
• Beweisstücke, Unterschriften, Ablage lagen leicht verloren oder in privaten Ablagepfaden.
• Laufend Rückfragen („Wo hängt es?“, „Wer ist dran?“) fraßen Zeit.
• Aufgaben, Nachweise, Dokumente waren umständlich zu finden.

Was wir gebaut haben

Internes Board in Phasen A: Annahme → B: Prüfung → C: Fertigung → D: Kontrolle → E: Abschluss, mit Karten, Checklisten, optional Blockern, Aktionen, Suche nach Vorgang/Patient, Dateien pro Schritt, Timeline, Export bzw. strukturiertes Ablagepaket (z. B. ZIP) – je nach fachlichem Einsatz.

Motto: Eine zentrale Tafel statt 20 Insellösungen: eröffnen, mitarbeiten, prüfen, belegen, sauber abschließen.

So läuft es im Alltag

1. Anmelden, Vorgang – neu anlegen oder bestehende Karte öffnen.
2. Schritte abarbeiten – Häkchen, Kommentar, Anhänge, Prüfungen, Dateien, Blocker bei Bedarf sichtbar setzen.
3. Sofort sehen – in welcher Phase etwas hängt, was offen, was blockiert, welche Frist/Last – auf einen Blick.
4. Tiefer gehen – Suche, Verlauf, Import/Export nach fachlichem Muster, damit am Ende alles auffindbar ist.

Konkreter Nutzen

• weniger Zettelkram und Suchstress.
• klarer Zuständigkeiten- und Lageüberblick.
• Weniger doppelte Rückfragen, bessere Beweisführung in den Prüfphasen, verlässlichere Ablage.

Besonders wichtig

• Phasen A–E sind verständlich und für alle sichtbar, inkl. verbindlicher Rückstandsdarstellung, wo sinnvoll.
• Zeit- und Abarbeitungs-Logik nachvollziehbar, Blocker mit Begründung, nicht stilles „Einfach liegen lassen“.
• Für Unternehmenskontext gebaut, nicht als B2C-Supermarkt-App.
• Sensible Begriffe/Angaben erscheinen im Board nur im dazu passenden, intern vereinbarten Umfang.

Kurz gesagt

Von Zettelwirtschaft zu einem durchgängigen digitalen Ablauf im Browser – mehr Überblick, weniger Rückfragen, sauber dokumentierter Abarbeitungspfad.